Polityka prywatności serwisu EasyCar Rental

Data publikacji: 2025.04.15

Niniejsza polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych przez EasyCar Rental sp. z o.o. w związku z korzystaniem z serwisu internetowego easycarrental.pl, realizacją usług wynajmu pojazdów oraz prowadzeniem działań marketingowych i analitycznych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest EasyCar Rental sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kartuskiej 418B, 80-125 Gdańsk, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000557775, NIP: 5833179729, REGON: 361500639.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: biuro@easycarrental.pl.

2. Zakres i źródła pozyskiwania danych

Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dotyczą, w szczególności:

• poprzez formularze kontaktowe, rezerwacyjne i newslettera na stronie internetowej,
• w trakcie zawierania umowy najmu pojazdu,
• podczas kontaktu telefonicznego lub e-mailowego,
• za pośrednictwem systemów monitorowania pojazdów (GPS).

Zakres przetwarzanych danych może obejmować:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, numer i seria dowodu osobistego, adres zamieszkania lub zameldowania),
• dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu),
• dane z prawa jazdy (numer, data wydania, data ważności),
• dane dotyczące historii wynajmu pojazdów, zgłoszonych szkód, incydentów,
• dane lokalizacyjne (dane GPS pojazdu),
• dane związane z płatnościami (potwierdzenia z terminali).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a–f RODO w następujących celach:

• zawarcia i realizacji umowy wynajmu pojazdu,
• prowadzenia rejestrów księgowych i podatkowych,
• kontaktu z klientem i obsługi zapytań,
• zarządzania systemem rezerwacyjnym (Rentcarsoft),
• zabezpieczenia interesu prawnego administratora w przypadku szkód lub naruszeń umowy,
• monitorowania lokalizacji pojazdu w celach bezpieczeństwa,
• prowadzenia działań marketingowych i przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną (na podstawie zgody).

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• operatorom płatności (np. tPay),
• firmom ubezpieczeniowym – w przypadku zgłoszenia szkody,
• dostawcom usług IT i oprogramowania (Rentcarsoft),
• firmom księgowym i prawnym wspierającym administratora,
• organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okresy wynikające z obowiązujących przepisów prawa lub przez czas niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane:

• dane z formularzy kontaktowych – 12 miesięcy,
• dane z systemu rezerwacyjnego – 3 lata,
• dane księgowe i podatkowe – 5 lat,
• dane z monitoringu GPS – 12 miesięcy,
• dane dotyczące incydentów – do 3 lat.

6. Środki techniczne i organizacyjne bezpieczeństwa

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w tym:

• szyfrowanie transmisji danych (certyfikat SSL),
• systemy kontroli dostępu do danych,
• zabezpieczenia fizyczne i logiczne systemów IT,
• regularne tworzenie kopii zapasowych,
• współpracę wyłącznie z zaufanymi podmiotami przetwarzającymi dane.

7. Pliki cookies i technologie śledzące

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu (cookies techniczne),
• analizowania sposobu korzystania ze strony (Google Analytics),
• prowadzenia działań marketingowych (np. Facebook Pixel, Google Ads).

Użytkownik może samodzielnie zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej.

8. Ograniczenie przetwarzania danych dzieci

Usługi świadczone przez EasyCar Rental nie są kierowane do dzieci ani osób poniżej 18. roku życia. Administrator nie zbiera świadomie danych dzieci bez zgody opiekunów prawnych.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),
• ograniczenia przetwarzania danych,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• cofnięcia zgody (jeśli przetwarzanie odbywało się na jej podstawie),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z administratorem danych pod adresem biuro@easycarrental.pl.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą.

11. Aktualizacja polityki prywatności

Polityka prywatności może ulec zmianie. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna na stronie internetowej easycarrental.pl. Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią polityki.